Conservazione Sostitutiva
Author: Archivium S.r.l. | 
Dematerializzare senza ripensamenti: la trasformazione dell’archivio da analogico in digitale risolve il problema di ricerca e reperimento veloce dei dati anche da più utenti simultaneamente, tuttavia si pone la questione relativa alla materialità che deve essere conservata per il tempo richiesto dalle autorità competenti.
Basta pile di dossier impolverati: La conservazione tradizionale dei documenti in azienda richiede spazi appositi, non produttivi ed unicamente generatori di costi gestionali.
Il vantaggio indubbio della conservazione sostitutiva è sicuramente la possibilità di dematerializzare, e per dematerializzazione intendiamo proprio l'invio al macero delll’archivio cartaceo dopo aver adeguatamente trattato il documento digitale.
Basta con le scuse: non chiedete all'informatica le certezze che nemmeno la carta ci dà ma scoprirete che il documento digitale ha il dono dell'ubiquità, si trova in più luoghi fisicamente distinti allo stesso momento. Il documento digitale non si bagna e non si incendia!
Dematerializzare l’archivio significa dunque completare la fase di gestione documentale con il processo di conservazione sostitutiva che permette di distruggere fisicamente la copia cartacea di documenti contabili e fiscali secondo la normativa attualmente in vigore.
Con l’assunzione dell'incarico di Responsabile della Conservazione Sostitutiva esterno, in conformità alla normativa CNIPA, Archivium si propone di trattare i documenti, anche qualora non siano rilevanti ai fini fiscali, secondo quanto emanato dal D.L. del 23/01/2004 “Obblighi da osservare per i documenti informatici e la conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici”.
Flusso dei Documenti
| Documenti Analogici |
Documenti Digitali |
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| Raccolta dei Documenti
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Trasferimento via corriere | Gestione Mail |
| Gestione casella postale | Gestione flussi via ftp | |
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Gestione Documentale |
Normalizzazione del documento | Inserimento su piattaforma |
| Scansione | Registrazione o inserimento chiavi di ricerca | |
| Registrazione chiavi di ricerca con o senza ausilio di file guida | Controllo e verifica | |
| Controllo e verifica | ||
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Lotto Digitale
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| Lotto di Conservazione | Processo per la preparazione del lotto di Conservazione firmato, ovvero un archivio compresso contenente il file di indicizzazione del lotto in formato XML, l’insieme dei documenti (file PDF) costituenti il lotto:L’evidenza informatica del lotto in chiaro (.txt):L’evidenza informatica del lotto firmata digitalmente (.p7m);La marca temporale dell’Evidenza Informatica del lotto (.tsr) | |
| Archiviazione del Lotto di Conservazione | Trasferimento nel repository che contiene l’archivio della conservazione sostitutiva. | |
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