Archivium

Che cos’è?

E’ un processo che permette di trasformare un archivio cartaceo in  digitale, comprimendo grandi quantitativi di dati e immagini in un supporto ottico (CD/DVD autoeseguibili) oppure direttamente on line.

Per quali archivi?

Qualsiasi tipologia di documenti: fatture, ddt, corrispondenza, documentazione e disegni tecnici, libro soci, registri iva, libro giornale, libro inventario, libro delle adunanze e delle assemblee, cedolini paga,  curricula ...
Importante: a questo stadio è possibile eliminare la carta solo se i documenti non hanno obbligo di conservazione ai fini fiscali! Se si vogliono dematerializzare questi documenti... Il servizio può essere erogato in ASP (Applicatio Service Providing) per mezzo di un software visualizzabile da un comune web browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox ecc.), per cui non vengono apportate modifiche ai sistemi gestionali interni, non è necessario acquistare ed installare nuovi software (e soprattutto pagarne gli aggiornamenti), ma con pochi click si accede in modo agevole e sicuro al portale di gestione documentale. Richiedi id e password per la demo. Il servizio può anche essere erogato attraverso CD/DVD auto eseguibili. inserendo il CD/DVD si avvia la ricerca secondo l'indicizzazione concordata.

Vantaggi

• Riduzione sostanziale dei costi di ricerca dell’informazione
• Velocizzazione della ricerca
• Possibilità di inserire innumerevoli chiavi di ricerca
• Snellimento e maggiore flessibilità degli uffici protocollo, contabilità ed amministrazione.

Le Fasi di Lavorazione:

1. Ricevimento del documento cartaceo: la presa dei documenti avviene a mezzo corriere a cadenza prestabilita
2. Scansione
3. Indicizzazione: predisposizione delle chiavi che rendono i documenti adeguati alla normativa della Conservazione Sostitutiva
4. Controllo qualità immagini ed indici
5. Output on line o su supporto ottico