Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva
Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva
Author: Archivium S.r.l. | 
Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è una figura professionale alla quale la normativa ha affidato specifici compiti riportati testualmente dalla norma:
Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004
Articolo 5 Responsabile della conservazione
1- Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o
informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilita' che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione
utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei
programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalita' del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilita' dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
2- Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva puo' delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie
attivita' ad una o piu' persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
3- Il procedimento di conservazione sostitutiva puo' essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati,
i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.
4- Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale e' svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.
Attenzione: la norma non specifica chi debba essere nominato Responsabile della Conservazione Sostitutiva, può essere una persona sia interna che esterna all'azienda che usufruisce della conservazione a norma, ma deve comunque essere nominata, pena l'invalidità del processo stesso.
Attenzione: la norma non specifica chi debba essere nominato Responsabile della Conservazione Sostitutiva, può essere una persona sia interna che esterna all'azienda che usufruisce della conservazione a norma, ma deve comunque essere nominata, pena l'invalidità del processo stesso.