Intervista al Responsabile della Conservazione Sostitutiva
Giovedì 12 Novembre 2009 10:04 | 
Author: Archivium S.r.l. | 
Estratto dall'intervista al Responsabile della Conservazione Sostitutiva, pubblicato su Sistema Impresa Maggio 2009
D: Che scenario si apre in tema di dematerializzazione e gestione dei documenti con la recente approvazione del cosiddetto Decreto Anti Crisi?
R: Con l'approvazione del cosiddetto Decreto Anti Crisi si può dire che, più che delle novità, siano arrivate delle conferme. Infatti i due capisaldi contenuti in questo decreto che toccano da vicino il mondo della gestione documentale sono fondamentalmente:
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la PEC (Posta Elettronica Certificata), che è diventata obbligatoria per le aziende di nuova costituzione e lo sarà allo stesso modo nei prossimi tre anni per tutte le aziende ed enti che saranno presenti sul mercato
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il nulla osta alla piena dematerializzazione
Direi che la disposizione sulla PEC ha buone probabilità di avere un risvolto di tipo psicologico sulle PMI italiane, che in qualche modo vengono obbligate all'uso di un nuovo e semplice strumento informatico, che non presenta problemi di utilizzazione e apporta notevoli implicazioni sul piano tecnico – legale, nascondendo la complessità informatica intrinseca allo strumento stesso.
La vera rivoluzione è invece insita nella possibilità di dematerializzare i documenti cartacei, questo in pratica equipara il formato elettronico firmato digitalmente all'originale cartaceo. La piena dematerializzazione risiede nel fatto che è stata eliminata (quasi totalmente) la differenza tra documento originale non unico e unico, il quale necessitava della presenza di un pubblico ufficiale o di un notaio per procedere alla dematerializzazione.
D: Quali sono, secondo voi, le principali difficoltà che finora hanno rallentato il passaggio alla digitalizzazione nel nostro Paese, per quanto riguarda sia la Pubblica Amministrazione, sia le imprese?
R: Una su tutte: la sfiducia aleggiante nell'informatica. Vengono richieste all'informatica delle certezze che nemmeno la carta possiede. Si pensi soltanto alla possibilità che offre la gestione del documento digitale di conservare i propri dati fisicamente in più luoghi distinti, eppure la sfiducia nel bit continua ad esistere soprattutto laddove la conoscenza dell'ICT come meccanismo operativo è relativamente scarsa. La lenta macchina della Pubblica Amministrazione è giunta ad un punto cruciale, ha compreso l'impellente necessità di fare efficienza ed ha intravisto nella digitalizzazione del Paese una strada verso il risparmio di quei costi che in realtà sono sprechi. Al di là delle critiche sulle tempistiche un po' titaniche, non si può negare che la PA abbia saputo cogliere i segnali del mercato e si faccia promotrice di innovazione.
D: Quali invece gli aspetti vantaggiosi su cui bisogna puntare per promuovere e diffondere una cultura del digitale? Quale, in questo senso, il vostro punto di forza?
R: A costo di essere un po' schematici, penso che siano tre gli elementi su cui aziende e stato debbano seriamente e costantemente lavorare:
Normativa chiara: ed in questo senso dobbiamo dare atto al fatto che ormai le perplessità inerenti le possibilità e le modalità di digitalizzare l'impresa sono pressoché nulle; è importante però seguire in itinere i suggerimenti e le richieste che giungono dal mondo degli esperti per stare al passo con le nuove soluzioni informatiche presenti sul mercato.
Cultura aziendale: le nuove generazioni di giovani imprenditori saranno promotori di una cultura proiettata all'uso dell'ICT come strumento di analisi dati/performances e reporting.
Promozione dell'informatica come strumento user friendly: la gestione documentale deve essere la soluzione a problematiche di gestione di processi operativi e trasversali alle funzioni aziendali; deve far fluire l'informazione all'interno dell'azienda per sviluppare il tanto osannato Knowledge Management. L'ICT, non dimentichiamolo, è uno strumento e come tale deve essere utilizzato, deve semplificare ed essere accessibile ai più, poiché il fine fine ultimo è sempre quello di fornire dati, che una volta elaborati diventeranno informazioni.
Archivium srl è un'azienda che ha interiorizzato questi tre elementi e si fa promotrice di soluzioni per la gestione documentale web based in outsourcing. Il nostro punto di forza risiede nel gestire interamente e senza intermediari tutto il processo di Gestione Documentale e Conservazione a Norma; permettiamo alle aziende nostre partner di continuare a concentrarsi sul proprio core business, mentre Archivium studia i workflow documentali e propone soluzioni che si integrano e si affiancano ai processi esistenti.
D: Anche alla luce della crisi economica, quali sono, secondo voi, i trend del mercato per quest’anno?
R: La crisi economica ha sicuramente avuto degli impatti almeno parzialmente anche sull'economia reale del nostro Paese; le aziende hanno dovuto fare, come si suol dire, efficienza, ovvero tagliare i costi. La gestione documentale ha un duplice impatto sull'azienda: crea sicuramente efficienza riducendo i costi di gestione del documento, ma fornisce anche un forte input all'efficacia. Vediamo l'efficacia come un'azione di tiro con l'arco: la freccia non solo deve impiegare il tragitto più breve per raggiungere il bersaglio (efficienza), ma deve centrarlo; in altre parole, oggi fare efficienza è un must, ma fare efficacia può risultare il vero vantaggio competitivo per le nostre aziende. La digitalizzazione d'impresa risponde ad entrambe le problematiche, non elimina “posti di lavoro”, ma crea nuove professionalità per le risorse umane e non, che sono sotto o mal utilizzate. Quindi penso che le aziende si possano affidare al Document Management per uscire dalla crisi economica come realtà proiettate al futuro.