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Venerdì 19 Febbraio, si riunisce a Roma il Consiglio dei Ministri che, tra i provvedimenti all'ordine del giorno, trova anche il Decreto Legislativo: modifiche ed integrazioni al DLG n.82 del 2005, recante Codice dell'Amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge n. 69 del 2009. Anche se siamo in fase di esame preliminare, gli operatori del settore non nascondono un'aleggiante preoccupazione per la bozza del testo che andrebbe a modificare il Codice dell'Amministrazione Digitale, soprattutto in materia di dematerializzazione.

L'introduzione di nuove e più complesse definizioni di copie informatiche di documenti analogici, copie analogiche di documenti informatici, duplicati e copie informatiche di documenti informatici presentano un elemento di maggiore complessità dell'intero procedimento verso la dematerializzazione.

Sembra chiara l'impostazione mentale che sottostà a questa tipologia di modifica: si è cercato di riprodurre l'iter del documento analogico nel mondo del documento elettronico, il che mina sostanzialmente la possibilità di semplificare le procedure amministrative.

Una commissione di esperti sta lavorando per predisporre una proposta alternativa, che apporti sensibili modifiche al CAD; l'intento è quello di inquadrare meglio la figura del Responsabile della Conservazione, in modo tale da evitare inutili ulteriori complicazioni sul versante tecnico e tecnologico. Preparare una strada in discesa per la digitalizzazione e la dematerializzazione documentale è doveroso, nonché necessario: dovrebbe essere un modo per portare efficienza nelle Pubbliche Amministrazioni e nelle aziende private, proprio in un momento in cui efficienza sembra essere la parola chiave per la sopravvivenza di molte realtà.

Responsabile Conservazione Digitale

Il DDL riguardante le disposizioni in materia di semplificazione dei rapporti della Pubblica Amministrazione con imprese e cittadini è finalmente giunto ad una svolta con la sua approvazione da parte del Consiglio dei Ministri, anche se la sua entrata in vigore definitiva è subordinata al completamento dell'iter parlamentare.

All'interno del DDL  Brunetta – Calderoli è stata inserita  una novità: la modifica dell'art. 2215 bis del c.c., che ha complicato inutilmente per lunghi mesi la tenuta del libro giornale in modalità elettronica, scoraggiando persino le menti più aperte alla digitalizzazione.
Questo famoso art. 2215 bis dichiarava che le scritture contabili  del libro giornale dovessero subire una cristallizzazione (stabilizzazione), il che imponeva ogni tre mesi  l'apposizione della firma digitale e  della marca"tura" temporale (.ermine coniato dal legislatore e molto discusso a causa della sua ambiguità, per molto tempo ci si è chiesti se questa marcatura fosse l'apposizione di una marca temporale oppure un semplice riferimento temporale).
Ecco che si presenta finalmente il trattamento paritetico per la conservazione del libro giornale sia in modalità cartacea che digitale; era di fatto obbligatorio stampare il libro giornale entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi e non si capiva la ratio dell'obbligo di conservare sostitutivamente le scritture contabili "digitali"ogni tre mesi, la discriminazione era quantomai evidente.
Con l'introduzione della modifica all'art. 2215 bis dei commi 3 e 4, la tenuta dei libri, repertori e scritture risulta corretta, in caso di tenuta con strumenti informatici, se è stata apposta, almeno una volta durante l'anno, la marcatura temporale e la firma digitale dell'imprenditore o di un altro soggetto da lui stesso delegato.

Vi invitiamo a prendere visione dell'intero disegno di legge al seguente link: www.ilsole24ore.com/fc

Estratto dell'articolo da Il Sole 24 Ore

Libri e registri, cancellata la bollatura trimestrale

Tra le altre semplificazioni previste con il disegno di legge Brunetta-Calderoli, spicca l’allineamento della tenuta informatica a quella su carta in materia di libri contabili. In base a quanto disposto nel provvedimento in oggetto, infatti, la firma digitale e marca da bollo faranno la loro comparsa solo una volta all’anno sui libri e registri tenuti con modalità informatiche. Dando così una nuova veste all’articolo 2215 del Codice civile, e rispondendo alle aspettative del mondo imprenditoriale, l’articolo 1 del disegno di legge sulla semplificazione collegato alla Finanziaria dà il via libera definitivo allo  sviluppo di una tenuta completamente dematerializzata dei documenti contabili delle imprese. Altri adempimenti  ulteriormente semplificati sono inoltre previsti per libri e registri a rilevanza anche fiscale, con riferimento al libro giornale e al libro inventari. In tal caso il momento di apposizione della firma e marca ai fini della tenuta coincide con quello per la conservazione sostitutiva degli stessi documenti secondo quanto disposto dal decreto del ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Ed infine, è previsto che se per un anno non sono state eseguite registrazioni, firma e marca devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, il momento da cui decorre nuovamente il periodo annuale.


A. Mastromatteo - B. Santacroce, Libri online a gestione annuale, in Il Sole 24 Ore, pag. 27

R: Con l'approvazione del cosiddetto Decreto Anti Crisi si può dire che, più che delle novità, siano arrivate delle conferme. Infatti i due capisaldi contenuti in questo decreto che toccano da vicino il mondo della gestione documentale sono fondamentalmente:

• la PEC (Posta Elettronica Certificata), che è diventata obbligatoria per le aziende di nuova costituzione e lo sarà allo stesso modo nei prossimi tre anni per tutte le aziende ed enti che saranno presenti sul mercato

• il nulla osta alla piena dematerializzazione

Direi che la disposizione sulla PEC ha buone probabilità di avere un risvolto di tipo psicologico sulle PMI italiane, che in qualche modo vengono obbligate all'uso di un nuovo e semplice strumento informatico, che non presenta problemi di utilizzazione e apporta notevoli implicazioni sul piano tecnico – legale, nascondendo la complessità informatica intrinseca allo strumento stesso.

La vera rivoluzione è invece insita nella possibilità di dematerializzare i documenti cartacei, questo in pratica equipara il formato elettronico firmato digitalmente all'originale cartaceo. La piena dematerializzazione risiede nel fatto che è stata eliminata (quasi totalmente) la differenza tra documento originale non unico e unico, il quale necessitava della presenza di un pubblico ufficiale o di un notaio per procedere alla dematerializzazione.

D: Quali sono, secondo voi, le principali difficoltà che finora hanno rallentato il passaggio alla digitalizzazione nel nostro Paese, per quanto riguarda sia la Pubblica Amministrazione, sia le imprese?

D: Quali invece gli aspetti vantaggiosi su cui bisogna puntare per promuovere e diffondere una cultura del digitale? Quale, in questo senso, il vostro punto di forza?

R: A costo di essere un po' schematici, penso che siano tre gli elementi su cui aziende e stato debbano seriamente e costantemente lavorare:

Normativa chiara: ed in questo senso dobbiamo dare atto al fatto che ormai le perplessità inerenti le possibilità e le modalità di digitalizzare l'impresa sono pressoché nulle; è importante però seguire in itinere i suggerimenti e le richieste che giungono dal mondo degli esperti per stare al passo con le nuove soluzioni informatiche presenti sul mercato.

Cultura aziendale: le nuove generazioni di giovani imprenditori saranno promotori di una cultura proiettata all'uso dell'ICT come strumento di analisi dati/performances e reporting.

Promozione dell'informatica come strumento user friendly: la gestione documentale deve essere la soluzione a problematiche di gestione di processi operativi e trasversali alle funzioni aziendali; deve far fluire l'informazione all'interno dell'azienda per sviluppare il tanto osannato Knowledge Management. L'ICT, non dimentichiamolo, è uno strumento e come tale deve essere utilizzato, deve semplificare ed essere accessibile ai più, poiché il fine fine ultimo è sempre quello di fornire dati, che una volta elaborati diventeranno informazioni.

D: Anche alla luce della crisi economica, quali sono, secondo voi, i trend del mercato per quest’anno?

R: La crisi economica ha sicuramente avuto degli impatti almeno parzialmente anche sull'economia reale del nostro Paese; le aziende hanno dovuto fare, come si suol dire, efficienza, ovvero tagliare i costi. La gestione documentale ha un duplice impatto sull'azienda: crea sicuramente efficienza riducendo i costi di gestione del documento, ma fornisce anche un forte input all'efficacia. Vediamo l'efficacia come un'azione di tiro con l'arco: la freccia non solo deve impiegare il tragitto più breve per raggiungere il bersaglio (efficienza), ma deve centrarlo; in altre parole, oggi fare efficienza è un must, ma fare efficacia può risultare il vero vantaggio competitivo per le nostre aziende. La digitalizzazione d'impresa risponde ad entrambe le problematiche, non elimina “posti di lavoro”, ma crea nuove professionalità per le risorse umane e non, che sono sotto o mal utilizzate. Quindi penso che le aziende si possano affidare al Document Management per uscire dalla crisi economica come realtà proiettate al futuro.